Характеристики та подання: рекомендації щодо складання та оформлення

Характеристики та подання: рекомендації щодо складання та оформлення

Характеристики та подання: рекомендації щодо складання та оформлення

Опубліковано в журналі “Кадри підприємства” №2 рік – 2005

Дуже часто доводиться писати характеристики та подання на співробітників. Чи існують нормативні вимоги щодо оформлення цих документів? Якими мають бути їх обсяг і структура? Які інформаційні блоки слід включати в зміст цих документів?

Н. Б. Бєлова,

Кожному співробітникові кадрової служби рано чи пізно доводиться складати характеристику або подання на працівника. Найскладніше доводиться тим, хто вперше стикається з такою відповідальною справою, як підготовка відкликання свого персоналу про трудової та громадської діяльності.

Будь-яких нормативно-правових вимог до складання характеристик і уявлень немає. Їх зміст багато в чому формується практикою, прийнятими в організації стандартами діловодства, освітою і досвідом співробітників кадрової служби.

Для того, щоб полегшити роботу кадровиків і всіх тих, кому доводиться складати ці документи, наведемо ряд правил і рекомендацій щодо їх підготовки та оформлення і почнемо з характеристик.

Характеристики

Характеристика – це документ з відкликанням про трудову, громадської чи іншої діяльності громадянина, короткий опис його якостей, проявлених у трудовій та громадській діяльності. Необхідність у ній виникає тоді, коли громадянину або його поведінки потрібно дати оцінку і прийняти в його відношенні владне рішення.

В залежності від мети складання і використання характеристики підрозділяються на характеристики, призначені для використання в організації (далі по тексту будемо називати їх «внутрішніми») і характеристики, які складаються за запитами сторонніх (щодо організації) суб’єктів і призначені для застосування за межами організації (далі – «зовнішні характеристики»).

Зміст і структура характеристики залежить не тільки від суб’єктів її використання (внутрішніх або зовнішніх), але і від її цілей.

Характеристики, призначені для зовнішнього використання

Зовнішні характеристики складаються за проханням самих працівників (для подання за місцем запиту), вимогам державних та інших органів, сторонніх організацій. Цілі, для яких від роботодавця зажадаються характеристики, можуть бути різноманітними: як для вирішення побутових питань (наприклад, надходження працівника в навчальний заклад, отримання кредиту, пр.), Так і для вирішення питань, пов’язаних з прийняттям стосовно працівника державним (у т. ч. юрисдикційним) або муніципальним органом владного рішення (наприклад, про видачу різних дозволів, застосуванні стосовно працівника заходів державного впливу (нагороди або покарання), пр.).

Найбільш складним для працівників кадрових служб є складання характеристик, витребуваних адвокатами, органами (посадовими особами), в провадженні яких перебуває справа про правопорушення, вчинення якого ставиться працівникові, судами (суддями).

У всіх випадках притягнення працівника до адміністративної чи кримінальної відповідальності суд і орган, уповноважений на застосування адміністративних покарань, при вирішенні справи і призначенні покарання повинні враховувати особу винного, його майновий стан та інші обставини, що мають значення для правильного вирішення справи. Для цього вони наділені правом витребувати відомості, що характеризують працівника, його сімейний і майновий стан, інші. У більшості випадків в документах з вимогами представити необхідні відомості не вказується, яка саме інформація потрібна суду чи іншого юрисдикційних органах. Зважаючи на це, співробітник кадрової служби в кращому випадку може порадитися з адвокатом або самим працівником, а в гіршому – повинен самостійно визначити, які відомості необхідні запитуючій характеристику.

Наведемо загальні правила, які допоможуть спростити вирішення низки складнощів, що виникають при складанні характеристик.

Зміст характеристики умовно можна розбити на дві частини – заголовну і основну. У першій зазначаються: заголовок документа – «Характеристика», прізвище, ім’я та по батькові співробітника.

ХАРАКТЕРИСТИКА

Comments are closed.