Як організувати ділову зустріч

Як організувати ділову зустріч

Щодня по всьому світу бізнесмени проводять сотні і тисячі ділових зустрічей, на яких обговорюються різні питання співробітництва, інвестицій, партнерства. Бажання організовувати ділові зустрічі показує успішний розвиток і зростання вашого бізнесу. Існують безліч рекомендацій на тему як організувати ділову зустріч будь то з’їзд керівників найбільших компаній країни або просто зустріч місцевих підприємців. Без правильної організації жодне зібрання не принесе бажаних результатів, тому потрібно розумно підійти до створення умов зустрічі. Якщо ви початківець бізнесмен і хочете організувати таке заходи вам допоможуть наступні поради.

Під час проведення ділових переговорів слід дотримуватися зовсім небагато елементарних правил. При їх дотриманні ви підвищите свої шанси на успіх, будите почувати себе набагато впевненіше, справите враження на своїх колег і партнерів.

Для організації ділових зустрічей необхідно підібрати відповідне приміщення. Воно повинно відповідати наступним критеріям. Бути просторим, зручним провітрюваним. Там повинен знаходиться стіл (бажано круглий) і зручні м’які стільці. Подбайте про зручність партнерів. На столі повинні бути присутніми пляшки в водою та склянки, приміщення має бути чистим і добре освітленим. Бажано наявність комп’ютерної техніки та проектора.

Чітко визначте свої завдання.

Ще до початку зустрічі необхідно скласти чіткий план дій. У ньому повинні бути відображені цілі і завдання зборів, список питань необхідних до розгляду. Іншими словами повинна бути повістка зустрічі. Під час неї намагайтеся не відступати від складеного плану і ясно йому слідувати. В іншому випадку існує високий ризик втрати суті розмови, і ваш брифінг може швидко закінчиться. При наявності великої кількості розглянутих питань, вам необхідно більш серйозно підготуватися і грамотно розподілити час на кожен з них.

У будь-якій справі важливо розуміти, що не варто відхилятися від наміченої теми і відволікатися на небажані розмови. Тим самим ви лише втратите дорогоцінний час і можете не встигнути обговорити набагато важливіші проблеми, ніж погоду або вчорашній футбольний матч. Такого правила слід дотримуватися не тільки на переговорах. Це відноситься і до нарад, зборам, і до звичайних ділових бесід. Дуже часто так буває, що дуже давні і близькі партнери захоплюються бесідою і починають обговорювати буденні теми, забуваючи про бізнес. Намагайтеся сконцентруватися на виконання поставлених завдань. Звичайно, приємно поговорити про щось окрім роботи, але намагайтеся робити це поза робочий час. Можна зробити це після зустрічі в більш відповідній обстановці.

Переговори один на один рідкісне явище. У більшості випадків в переговорах беруть участь кілька осіб з кожного боку. До них відносяться ваші колеги, радники, помічники, бізнес консультант. перекладачі (якщо потрібні). Брати з собою таких людей на ділову зустріч хвилі розумно. Багатьом з них ви добре довіряєте, деякі є прекрасними фахівцями і допоможуть прийняти вірне рішення. Однак перестаратися з цим не варто. Запрошення великої кількості людей може створити напружену атмосферу в приміщенні і це буде вам заважати. Ваші люди можуть не розбиратися в деяких речах, в яких ви й самі прекрасно розбираєтеся. Варто утриматися від запрошення зайвих людей. Приміром, ви ж не станете консультуватися з юристом з приводу економічної ефективності виробництва? Зосередьтеся і виберете тільки найнеобхідніших людей, відштовхуючись від тематики зборів.

Багато мають шкідливу звичку спізнюватися. До діловим людям це відноситься в першу чергу. Їх можна зрозуміти: постійна зайнятість, брак часу. Однак, якщо ви хочете досягти бажаних результатів у переговорному процесі настійно рекомендую приходити на збори вчасно. В іншому випадку ви тільки затримуєте інших і відкладаєте початок зустрічі. Правило відноситься не тільки до вас. Ваші підлеглі так само не повинні спізнюватися. Прийміть відповідні заходи для запобігання подібних випадків. Найкраще на своєму власне прикладі це показати.

Залучаючи до уваги правило про необхідність присутності тільки важливих людей, вас повинно цікавити думка кожного члена вашої команди і думку партнерів. Надайте можливість висловити свою думку. Під час свого виступу дозволяєте вашим помічникам робити відповідні поправки та зауваження, не допускаючи метушні. Коли фінальне рішення вже на підході ще раз запитаєте кожного що він думає про це. Підводячи підсумок ви повинні враховувати думку кожної людини і поважати його. Не варто намагатися нав’язати свою думку іншим, цьому ви ставите себе в незручне становище. Краще шукати компроміс.

Важлива якість будь-якого успішного бізнесмена – стресостійкість та вміння тримають себе в руках. Не потрібно захоплюватися від вигідних рішень на вашу користь. Так само не потрібно нервувати і раздражатся, якщо вас щось не влаштовує або йде не так, як ви планували. Краще спокійно ще раз все обговорити і прийняти рішення, що влаштовує обидві сторони. З гідністю реагуйте на всі витівки ваших партнерів.

Складіть презентацію.

Прекрасним доповненням до напруженого переговорного процесу буде якісна і цікава презентація. У ній ви можете розкрити суть справи, розпишіть всі цілі і завдання даного заходу. Відображення змісту вашої зустрічі може позитивно позначитися на її результаті, т. К. Ви не упустите жодної важливої??деталі. Вам і вашим партнером буде набагато простіше сприймати інформацію в графічному вигляді.

Після закінчення зборів необхідно буде зробити відповідні висновки і підвести деякі підсумки. Якщо якісь питання вирішити не вдалося, значить необхідно знайти причину невдачі. Це можуть бути неправильно поставлені умови, відсутність компетентних фахівців, не хватка робочого часу і т. Д.

Сподобалася стаття? Поділися з друзями в соцмережах:

Comments are closed.