Як повинен працювати секратаря

1. Робота з документами . Цей вид діяльності включає весь комплекс робіт, пов’язаних з діловодством: оформлення документів, направлення документів в структурні підрозділи, контроль за термінами виконання документів, прийом документів на підпис керівнику і контроль за правильністю їх оформлення, організація зберігання документів;

2. Робота із засобами зв’язку . Ведення телефонних переговорів (за відсутності керівника на робочому місці секретар записує прізвище та телефон абонента і, по можливості, його цікавить), прийом і відправка факсів, повідомлень по електронній пошті. Секретар зобов’язаний також стежити за справністю всіх знаходяться в його веденні засобів зв’язку і негайно викликати ремонтні служби у випадки їх несправності;

3. Робота з відвідувачами . Включає в себе прийом і допомогу, як звернулися до секретаря співробітників підприємства, так і допомогу відрядженим (напрям в потрібний підрозділ, допомога з пристроєм в готель). Секретар організовує прийом співробітників та інших відвідувачів у встановлені години прийому (попередній запис на прийом до керівника);

4. Підготовка та проведення нарад . Секретар повинен проінформувати запрошених на нараду за розпорядженням керівника, підготувати список учасників, оформити доповідь керівника. Під час проведення наради секретар веде його протокол;

5. Робота господарського характеру . В обов’язки секретаря входить ще й велике коло питань господарського характеру. Це перевірка якості прибирання кабінету керівника, а також забезпечення справності всіх технічних засобів, що знаходяться в кабінеті. Це забезпечення керівника всіма необхідними канцелярським приладдям.

Умовно обов’язки секретаря можна розділити на роботу за документному і бездокументному обслуговуванню керівника. К документному обслуговуванню відносяться такі операції, як складання, оформлення, редагування службових документів, реєстрація, контроль виконання, підготовка у справи і передача на зберігання документів. Решту обов’язків – виконання технічних функцій щодо забезпечення роботи керівника, підготовка нарад і засідань, прийом відвідувачів, телефонні переговори, підготовка відряджень, планування своєї роботи – бездокументарній обслуговування керівника.

У сформованій практиці оцінки праці секретарів виділяють основні ділові якості:

1. Професійні навички . Тобто високий рівень базової освіти, вміння стенографувати, працювати на комп’ютері, знання основ роботи з документами, хороше знання російської та іноземної мови.

2. Організаторські якості . Уміння організувати свою роботу і роботу офісу, раціональне ведення діловодства, вміння організувати прийоми, презентації, поїздки керівника.

3. Відповідальність і надійність . Уміння нести відповідальність за завдання, поставлені керівником. Секретар повинен вміти працювати самостійно, грамотно вирішувати питання по оформлення та складання документів.

4. Ініціативність . Секретар повинен самостійно приймати рішення в рамках своїх повноважень, не чекаючи вказівок керівника з кожного приводу. Прийняте рішення не повинно бути помилковим або передчасним.

5. Пунктуальність і старанність . Своєчасне і точне виконання доручень і документів. Своєчасна інформація про зустрічі, переговорах, напорадах. Неприпустимі запізнення секретаря як на роботу, так і на ділові зустрічі, засідання, наради.

6. Відданість фірмі, уміння зберігати конфіденційні відомості . Почуття причетності до всіх справ фірми. Спрямованість всієї роботи на процвітання фірми. Вміти виявляти такт і обережність зі співрозмовником, незалежно від особистого ставлення до нього. Не розголошувати відомості, що мають секретний характер. Потрібно правильно зберігати документи, не допускаючи вільного доступу до них інших співробітників.

7. Гарна пам’ять . Ця якість залежить не тільки від особистих здібностей запам’ятовування інформації, а й від уміння раціонального використання сучасної оргтехніки і довідково-інформаційного апарату. Допомагають секретарю в розвиток пам’яті такі методи, як підкреслення ключових слів тексту, виділення головної думки тексту, запам’ятовування шляхом неодноразового повторення.

Щоб досягти високого рівня кваліфікації, секретар повинен володіти перерахованими діловими якостями і розвивати в собі ряд особистих якостей, працюючи над своїм характером, освітою, смаком.

Ділові та особисті якості при виконанні певної роботи виявляються в тісній взаємодії і доповнюють один одного. Виділимо найбільш суттєві якості, необхідні секретарю.

Комунікабельність. Уміння легко встановлювати контакти з самими різними за характером людьми. Вміти швидко переключаться з одного виду діяльності на інший, правильно розраховувати час, особливо в період великих навантажень.

Зовнішній вигляд . Гармонійне поєднання привабливості і строго елегантного стилю в одязі. Слід пам’ятати, що «секретар – обличчя установи», а обличчям самого секретаря є якість виконуваної ним роботи, культура робочого місця і зовнішнього вигляду.

Доброзичливість. Ввічливість і люб’язність. Створення психологічного комфорту в офісі. Звертаючись до секретаря за допомогою, будь-яка людина, відвідувач, співробітник або керівник, повинні бути впевнені, що все можливе буде зроблено та надано максимальний вплив.

Допитливість . Бажання підвищувати свій рівень знань, цікавитися новинками спеціальної літератури, освоювати суміжні області роботи, розширення кругозору.

Безумовно, важко знайти людину, яка могла б у повному обсязі володіти всіма перерахованими якостями, але кожен повинен прагнути до досконалості в обраній ним галузі діяльності.

Всі функції, права, обов’язки і відповідальність секретаря в певній формі повинні бути перераховані в посадовій інструкції, затвердженої директором установи. Найважливіша функція секретаря – надання максимальної допомоги керівнику і економія його часу. Це завдання має на увазі виконання наступних посадових обов’язків:

1. Робота з документами . Це комплекс робіт, пов’язаних з діловодством: оформлення документів, спрямування їх в структурні підрозділи, контроль за термінами їх виконання, прийом документів на підпис керівнику і контроль за правильністю їх оформлення, зберігання виконаних документів.

2. Робота із засобами зв’язку. Прийом і відправлення факсів, повідомлень по електронній пошті. Ведення телефонних переговорів. При відсутності керівника на робочому місці секретар записує прізвище та телефон абонента і, по можливості, його цікавить. Секретар зобов’язаний також стежити за справністю засобів зв’язку, що знаходяться в його віданні, у випадки їх несправності негайно викликати ремонтні служби.

3. Робота з відвідувачами . Секретар організовує прийом співробітників та інших відвідувачів у встановлені години прийому (попередній запис на прийом до керівника). Прийом і допомогу звернулися до секретаря співробітникам підприємства і допомогу відрядженим (напрям в потрібний підрозділ, допомога з пристроєм в готель).

4. Підготовка та проведення нарад . Секретар повинен підготувати список учасників наради, оформити доповідь керівника, проінформувати запрошених на нараду за розпорядженням керівника. Під час проведення наради секретар веде його протокол.

5. Роботи господарського характеру . В обов’язки секретаря входить велике коло питань господарського характеру: перевірка якості прибирання кабінету керівника, забезпечення справності всіх технічних засобів, що знаходяться в кабінеті, забезпечення керівника всіма необхідними канцелярським приладдям.

Всі названі якості, необхідні секретарю, не даються людині в готовому вигляді. Потрібен повсякденна праця розуму й душі, постійне бажання самовдосконалення, відповідальна і наполеглива підготовка до роботи в обраній професії.

Схоже:

  • організаторські якості секретеря це
  • секретар повинен вмити працювати з оргтехникою а саме

Comments are closed.