Як відповісти секретарю на питання

Телефонна розмова

Правила прийому телефонних дзвінків секретарем

Відзначимо основні правила ведення телефонних переговорів, яких повинен дотримуватися секретар

Знімати трубку потрібно не пізніше четвертого дзвінка. Це одне з правил хорошого тону. Піднявши трубку, потрібно вітає звонящего ще до того, як останній встиг заговорити, а потім назвати свою установу, відділ і займану посаду. Відповідаючи на дзвінок потрібно завжди представлятися. Люди хочуть знати, з ким вони розмовляють. Привітання може йти за поданням. Варіанти пропозицій, вимовних секретарем-референтом при прийомі дзвінків.

« Добрий ранок, секретаріат Межкомбанк. У телефону – Галина Іванівна »

Добрий ранок, каже секретар пана Нікітіна. Чим можу бути вам корисна? ” ( ” Що можу зробити для вас? ” або ” Я вас слухаю ‘ “).

«Добрий день! Компанія АВС. Секретар Марина Воробйова »

«Здрастуйте! Компанія ХУZ. Світлана Димова »

” Магазин ” Руслан ” слухає. Здрастуйте “.

У голосі повинна звучати зацікавленість. Не потрібно при цьому давати виходу своїм негативним емоціям. У голосі повинна «звучати» посмішка (потрібно посміхнутися самій собі, коли знімається трубка). Голос повинен звучати дружелюбно.

Трубку знімають лівою рукою, щоб правою можна було записати передану інформацію. Недалеко від телефонного апарату завжди під руками повинні бути телефонний блокнот для запису повідомлень і ручка.

Дзвінки, адресовані директору, є пріоритетними. Не можна залишати на лінії клієнта, що дзвонить директору. Неправильно сказати клієнту, звонящему директору «З’єдную», а потім з’ясувати про його відсутність і сказати «його немає на місці».

Секретар повинен вимовляти: «Як Вас представити панові Петрову?»

Клієнт: «Іванов Олександр Петрович»

Секретар: «Одну хвилину, з’єдную»

Він повинен тримати лінію до тих пір, поки третя сторона не візьме трубку. Якщо очікування затягується, секретарю потрібно повертатися до звонящему через кожні 40 секунд.

При відсутності керівника секретар-референт записує дату і час дзвінка; прізвище, ім’я, по батькові та посада того, хто телефонував; суть повідомлення; за яким номером передзвонити і коли, кому із заступників можна переадресувати дзвінок, а потім доповідає керівнику.

Записуючи за диктує номер телефону, доцільно, щоб уникнути помилки, тут же промовляти за ним дані.

У разі відсутності керівника при запису відомостей про дзвонить секретареві повинен використовувати такі фрази як: « Що йому передати?» або «Продиктуйте, будь ласка, я запишу ».

Для організації записів телефонних дзвінків бажано для кожного секретаря керівником підготувати телефонний бланк з критеріями, який дозволить ефективно сортувати вхідні дзвінки.

Телефонний бланк для секретаря

1. З якого приводу дзвонить абонент

Comments are closed.