Як зробити звіт про відрядження

Документ. Про відрядних звітах

Про відрядних звітах

ПИТАННЯ: Чи потрібно складати звіт про роботу, виконану у відрядженні? Яким чином робиться відмітка про виконання працівником завдання, передбаченого метою відрядження? Хто повинен зробити цю відмітку: керівник підприємства або керівник підрозділу, до складу якого входить відряджений працівник? Як це впливає на податки?

ОТВЕТ: Насамперед відзначимо, що ні Закон Про Прибуток, ні Новоподоходний Закон ніяких згадок про необхідність складання звіту про роботу, виконану у відрядженні, не містять.

Так, п / п. 5.4.8 Закону Про Прибуток називає чотири типи підтверджуючих документів:

1) документи, що засвідчують вартість витрат, понесених у відрядженні (транспортні квитки або рахунки (багажні квитанції), рахунки з готелів, страхові поліси тощо. п.);

2) документи, що підтверджують факт перебування у відрядженні (посвідчення про відрядження, паспорт з відмітками);

3) документи, що підтверджують зв’язок відрядження з основною діяльністю підприємства (запрошення приймаючої сторони; договір (контракт); інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах) ;

4) документи про встановлення обмежень щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження (відповідний наказ або розпорядження власника).

Пункт 9.10 Новоподоходного Закону прямо згадує лише один підтверджуючий документ – звіт про використання коштів, наданих на відрядження. У неявній же формі цей Закон вимагає також наявності “прибуткових” документів, що підтверджують витрати на відрядження і факт перебування у відрядженні, а також вводять обмеження.

Сукупність цих документів дає підприємству можливість включити витрати на відрядження до складу валових витрат і уникнути обкладення сум, отриманих відрядженим, податком з доходів фізосіб.

Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон (затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98г. № 59) додатково покладає на підприємство обов’язок ведення спеціального журналу реєстрації осіб, які направляються у відрядження, і оформлення наказу (розпорядження “про направлення працівника у відрядження.

Крім того, Інструкція згадує і інші “командировочні” документи: наприклад, наказ (розпорядження) про відміну відрядження або про відкликання з відрядження; наказ (розпорядження) про продовження терміну відрядження; документ про узгодження маршруту за місцем відрядження; документ, що містить пропозицію про виді транспорту, яким слід користуватися відрядженому особі; угоду про розподіл витрат між підприємствами, які направляють працівника у відрядження одночасно з основної роботи й роботи за сумісництвом; документ про тимчасову непрацездатність відрядженого і неможливості за станом здоров’я повернутися до місця постійного проживання; рішення про відшкодування витрат за користування таксі або оренду автотранспорту у закордонному відрядженні; рішення про згоду на відшкодування витрат понад встановлені норми; кошторис витрат (для загранкомандировки).

Як бачимо, звіт про виконану роботу навіть в Інструкції про службові відрядження не фігурує.

У той же час відсутність у нормативно-правових актах згадки обов’язки складання подібного звіту не ставить цей звіт поза законі. Обов’язок працівника складати такий звіт може бути встановлена??локальними актами, що діють на підприємстві і регламентують порядок відряджання його працівників (наприклад, Положенням про службові відрядження працівників підприємства “Домосед”). Такі акти можуть вводити додаткові вимоги до відряджень та звітності, їх супроводжує.

У якійсь мірі впровадження на підприємстві звіту про виконану роботу навіть логічно: якщо є наказ про направлення у відрядження, в якому фігурує її мета або сформульовано її завдання, то не виключено, що керівництву буде цікаво дізнатися про виконання завдання або досягненні мети. Мотиви для здійснення подібного контролю різноманітні: наприклад, підвищення ефективності господарської діяльності, скорочення непродуктивних витрат, робота з персоналом, турбота про дотримання старих (радянських) традицій.

Якщо підприємство вважає за доцільне встановлювати для подібного звіту письмову форму – це його право. Як компроміс письмова форма може бути встановлена??тільки для деяких категорій відряджень (наприклад, для закордонних). В інших же випадках звіт може представлятися в усній формі керівнику відповідного підрозділу.

Питання, що стосуються структури, змісту звіт і позначок на ній, повинні вирішуватися в локальних актах підприємства: установчих документах, наказах (розпорядженнях) керівника про функціональне розподіл обов’язків, посадових інструкціях, інших актах, затверджених уповноваженими органами і посадовими особами.

Однак підкреслимо: значення такого звіту не виходить за рамки самого підприємства, адже він зачіпає лише внутрішньоорганізаційні відносини і відносин підприємства з державою та контролюючими органами не стосується.

Так що в будь-якому випадку ситуація з командировочними звітами на оподаткування ніяк не впливає, причому незалежно від того, складалися вони чи ні, а якщо складалися, то чи правильно, чи досягнута мета відрядження і який відсоток виконання завдання. Адже як ми з’ясували вище, податкове законодавство пов’язує факт витратності відрядження і факт відсутності податку з доходів зовсім з іншими документами.

“Бухгалтер” N 48, грудень (IV), 2004р.

Comments are closed.