Як зшивати документи

У разі, якщо документи необхідно захистити від вилучення або підміни листів – вони повинні бути підшитий и нитками. пронумеровані і опечатані. Е то можуть бути документи, що здаються в архів, бухгалтерські та кадрові документи, книги обліку доходів і витрат . нотаріально завіряються копії або їхні переклади, важливі договори, наукові документи, проекти капітального будівництва.

Які види прошивок документації бувають.

Перший і найпростіший спосіб взяти голку і нитку по прошити листи в два проколу, потім зв’язати кінці нитки на звороті і наклеїти на вузол відрізок паперу, далі зробити заверительную напис скільки листів містить документ, і хто запевнив документ, таким чином, щоб напис і друк виходили за краї наклейки. Важливо не забути, що всі аркуші в прошивають документах повинні бути пронумеровані починаючи з першого листа. З одного боку, даний спосіб здається універсальним, проте він має ряд обмежень, так, наприклад, товщина документів які можна легко проколоти голкою за один раз обмежена 3-6 листами. Крім того, прошиті таким чином документи виглядають неказисто, виходячи з бюро перекладу з прошитим таким чином документом, мимоволі задаєшся питанням про відповідність ціни і якості отриманих послуг, а обмежуються тільки наклейкою з прямокутного відрізка паперу. До слова отвори в таких документах можна проробити звичайному діркопробивачем, наприклад, один отвір в кутку або два отвори уздовж корінця і потім пропустити крізь них нитку або атласну лету.

Як прошивають журнали обліку.

Журнали по кадровому діловодству та обліку трудових книжок, техніки безпеки, обліку протипожежних засобів, журнали наказів і реєстрації, так само повинні бути захищені від підміни та вилучення листів за допомогою прошивки і нумерації аркушів. Зазвичай в журналі прошивають тільки внутрішній блок листів, не зачіпаючи обкладинки, роблять два отвори, потім пропускають крізь них нитку і опечатують вузол наклейкою на останній сторінці журналу. При цьому способі отвори можна зробити просвердливши паперовий блок дрилем або шуруповертом вручну, так само листи можна проколоти шилом почергово. Крім того, журнали обліку трудових книжок мають бути опечатані сургучною печаткою або пломбою. Інший спосіб прошивки журналу – це прошивка всього журналу разом з обкладинкою, при цьому способі можна використовувати брошуровочно-палітурні верстати. У цьому випадку вузол так само можна завести на останню сторінку журналу і опечатати. Усі аркуші журналу мають бути пронумеровані – так як їх зазвичай досить багато, то нумерувати листи найзручніше автонумератором.

Як прошивають товсті документи.

Документи, що здаються на постійне зберігання до архіву повинні бути прошиті в тверду обкладинку з корінцем з перкалю або бумвініл, тобто пачку документів потрібно прокласти картоном з обох сторін зшити і наклеїти коленкорову корінець, при цьому отримавши папка не повинна перевищувати за ГОСТом 4 см. в товщину. Стандартний розмір такої архівної книги 230 х 320 мм. Для того щоб спростити прошивку документів, що здаються в архів можна використовувати готові архівні папки і брошуровочно-палітурні верстати. Іншим прикладом прошивки великих обсягів документів є підшивка касових документів в банках. У цьому випадку товщина прошиваного блоку документів може перевищувати 10 см.

Як зшити документи нитками? Насамперед необхідно вирівняти стопу паперу, у випадку якщо в пачці паперу є велика кількість маленьких аркушів (чеків, бланків тощо) потрібно прокласти пачку паперу таким чином, щоб вона могла бути рівномірно затиснута струбциною. Для вирівнювання великої кількості стоп паперу по 500-1000 листів доцільно використовувати електричний зіштовхувачем паперу. Далі необхідно міцно затиснути документи в спеціальну струбцину для паперу. Потім просвердлити весь паперовий блок на потрібну кількість отворів (зазвичай від 2 до 5). Свердління пачки паперу можна робити як звичайної електродрилем, так і використовуючи спеціалізоване обладнання для прошивки паперів, при цьому деякі види обладнання, наприклад, Yunger m168 і Yunger m268 дозволяють автоматично просмикувати нитки крізь проробляються отвори.

Ще кілька слів про свердлінні паперу – папір з погляду обробки є щільним і в’язким матеріалом, свердління товстої пачки паперу необхідно виробляти поступально, тобто просвердливши 1-2 см пачки необхідно вийняти свердло для його очищення від паперової стружки, виняток становить той випадок, коли свердління паперу здійснюється спеціальним порожнистим свердлом. застосовуваним в поліграфії (трубкою з гострою кромкою), в цьому випадку в процесі роботи не утворюється шкідливою стружки і паперового пилу, а так само немає запаху гару.

Прошивка судових та кримінальних справ.

Прошивка справ у судах та слідчих органах, в цілому нічим не відрізняється від прошивки інших документів, але має кілька нюансів. Так, наприклад, в деяких структурах вважається, що справи не повинні шитись білими нитками. У судовій системі є інструкції, які вказують, на те що документи повинні бути прошиті на 5 отворів. Крім того, в судах справи зшивають в обклади (швидкозшивачі) з тонкого крейдованого картону таким чином, щоб обкладинка перегиналась навпіл і підкладалася тільки з одного боку справи. У судові справи часто доводиться підшивати нові документи. Вислів «ускочити в халепу» – буквально означає потрапити в халепу судової справи. В цілому для підшивки судових справ товщиною до 150 листів рекомендується використовувати палітурник Лотос-2 і нитки. якщо справи понад 200 листів – то електричні машинки для прошивки Юнгер М168 або Юнгер М268.

Важливі і юридично значимі багатосторінкові документи часто прошивають щоб додати їм значимість і солідність. То можуть бути договору купівлі / продажу нерухомості, великі контракти та іноземними партнерами, інші важливі і значущі документи. Для прошивки таких документів часто вдаються до скріплення за допомогою спеціальних металевих колечок (люверсів) які обрамляють краю отвори, потім крізь це колечко пропускають петлю з тонкої атласної стрічки і опечатують фігурної зірочкою наклейкою. Якщо документ вимагає двосторонньої підписи, то на наклейці потрібно проставити відбитки печаток та підпису обох сторін. Для засвідчення таких документів на фігурну наклейку можна проставити відбиток вижимний друку.

Схоже:

  • як зшивати договори
  • як зшивати журнали вручну

Comments are closed.