Журнал реєстрації вхідних документів: ефективне діловодство

Журнал реєстрації вхідних документів: ефективне діловодство

Журнал реєстрації вхідних документів обов’язково ведеться в кожній організації. Це необхідний елемент повноцінного управління.

Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему – звертайтеся в форму онлайн-консультанта праворуч або телефонуйте +7 (499) 703-47-72. Це швидко і безкоштовно!

    враховувати, систематизувати, обробляти кореспонденцію, що надходить; своєчасно виконувати рішення керівництва; контролювати діяльність співробітників по внутрішніх і зовнішніх питань; проводити продуктивну довідкову роботу по документах.

Заповнює журнал секретар, референт, діловод або офіс-менеджер. У разі відсутності відповідального за реєстрацію вхідних документів співробітника його функції виконує призначена керівництвом обличчя.

У законодавстві РФ відсутній затверджений шаблон журналу.

Керівництво визначає самостійно:

    в якій формі буде проходити реєстрація вхідних документів: паперовій або електронній якісь графи (з урахуванням обов’язкових) включити в журнал.

Паперова форма журналу реєстрації вхідних документів

Паперова форма журналу реєстрації вхідних документів – виготовлена??друкарським способом книга формату А 4.

Сторінки зроблені у формі таблиці. Зазвичай передбачена можливість вписувати необхідні конкретному роботодавцю графи.

Інформація про вхідному документі записується як з лівого боку розвороту книги, так і з правого. Використовують ручку з блакитними, синіми, фіолетовими або чорним чорнилом. Для збереження записів предпочтительней кулькова ручка.

Електронна форма журналу

Електронний журнал ведеться у звичному файлі на комп’ютері відповідального за діловодства особи. Використовуються формати xls, doc, docx. Журнал зазвичай не дублюється на папері.

Тут легше, ніж в паперовому журналі, знаходити цікавить документ. Однак існує можливість простого спотворення інформації про дату надходження листа, виконавця, резолюції. Тому паперова форма журналу предпочтительней.

Система електронного документообігу

Сучасний спосіб реєстрації вхідної кореспонденції – система електронного документообігу.

Для кожного документа створюється картка. Існує можливість контролю виконання резолюції.

У СЕД підстерігає небезпека доступу до документів осіб, які не мають до конкретного питання ніякого відношення. Хоча у співробітників є окремі сторінки з паролями, зловмисники в змозі їх зламати.

Для зниження ймовірності ознайомлення з документами обмеженого доступу великі організації знайшли вихід. У всіх структурних підрозділах ведуться паперові журнали реєстрації вхідної кореспонденції. СЕД використовується тільки для розпорядчих документів: розпоряджень, наказів керівництва.

Основні графи журналу реєстрації вхідних документів

Існують основні графи журналу:

    реєстраційний номер дата документа вид документа кореспондент зміст виконавець.

Реєстраційний номер – унікальний набір цифр (букв і цифр), який присвоюється вхідному документу.

Рекомендуються використовувати трехчастную структуру:

    перша цифра – код структурного підрозділу (за штатним розкладом) друга цифра – код журналу реєстрації вхідної кореспонденції (за номенклатурою справ організації або структурного підрозділу) третя цифра – порядковий номер документа.

Цифри в реєстраційному номері розділяються тире або косою рискою. Простий приклад. Код структурного підрозділу – 100. У номенклатурі журнал реєстрації стоїть під номером 25.

Реєстраційні номери вхідних документів цього підрозділу будуть виглядати:

    100-25 / 01 (варіант – 100-25-01) 100-25 / 02 100-25 / 03 і т. д.

Дата документа – день, місяць, рік його надходження в організацію (підрозділ). Після занесення всіх необхідних даних в журнал на самому документі ставлять у правому нижньому кутку реєстраційний номер і дату. Приклад: Вх. № 100-25 / 01 від 15.01.2014.

У статті (тут) порядок зміни юридичної адреси ТОВ.

Вхідна кореспонденція може бути внутрішньої і зовнішньої. Основні види документів :

    листи телеграми заяви службові записки пояснювальні записки розпорядження довідки.

Кореспондент – автор документа. Вказуються прізвище, ініціали, назва організації.

Виконавець – призначений керівником співробітник для вирішення зазначеного в документі питання.

Додаткові графи журналу реєстрації вхідних документів

Для повного контролю виконання проблемного питання в журнал рекомендується включати додаткові графи:

    резолюція позначка про виконання.

Після розгляду вхідного документа керівник пише на ньому резолюцію.

Цей напис – спосіб адміністративного впливу – включає не тільки прізвище виконавця, а й конкретне доручення: що необхідно зробити.

Резолюція переписується повністю в журнал реєстрації. Інформація допомагає відслідковувати правильність виконання доручення керівника. Можливі варіанти резолюції, які подразумевают різні дії виконавця:

    Іванову П. П. Для ознайомлення Іванову П. П. Зібрати інформацію Іванову П. П. Зібрати інформацію, підготувати чорновий варіант відповіді Іванову П. П. Зібрати інформацію, підготувати відповідь, відправити до 01.02.2014.

Відмітка про виконання – це підсумковий результат роботи з конкретним входять документом. Часто тут пишуть тільки слово «Виконано». Робити так не рекомендується. Детальна інформація допоможе в майбутньому уникнути неприємних ситуацій.

Корисно включити в журнал реєстрації графу « Дата резолюції ». Інформація покаже, коли керівник розглянув вхідний документ. Характерний приклад. Секретар зареєстрував лист в день його надходження – 27.01.2014. У керівника з’явився час прочитати його тільки 30.01.2014.

Рішення позначеної в листі проблеми затягується. Але винен не виконавець, що не секретар, а керівник, який не зміг розглянути документ в день його реєстрації. Побачити подібну ситуацію допоможе графа «Дата резолюції».

Для відображення в журналі повної інформації про кореспондента рекомендується включити графу « Вихідний номер, дата документа ». За цими даними можна швидко знайти необхідне лист. Коли у вхідному документі вихідний номер відсутній, пишуть «б / н» (без номера).

У журнал також допускається включення граф

    у справу № примітка спосіб доставки документа кількість аркушів документа.

У зразку журналу реєстрації вхідних документів наводяться приклади правильного заповнення його граф.

Основні правила заповнення журналу

До початку роботи з журналом на титульній сторінці слід написати назву організації та дату.

Коли певна книга реєстрації вхідної кореспонденції повністю заповнюється, записують дату закінчення журналу.

На другий, третій сторінках журналу зазвичай знаходиться інформація про осіб, відповідальних за реєстрацію вхідної кореспонденції. Тут наведені дані:

    П. І.Б. посаду документ про покладання обов’язку вести журнал (наказ, розпорядження) період роботи підпис.

В новини (посилання) про те, як розрахувати продуктивність праці одного працівника.

З четвертої сторінки журналу починається власне реєстрація документів. До початку роботи книгу повністю нумерують. Висмикувати сторінки з неї забороняється. Термін зберігання – 5 років. Журнал – це не документ суворої звітності: прошивати його необов’язково.

Реєстрація вхідної кореспонденції ведеться на принципах:

    Своєчасності. Вхідний документ повинен бути зареєстрований у день надходження в організацію (структурний підрозділ). Іноді наказом термін реєстрації збільшують до 3 днів одноразово. Документ реєструють 1 раз, привласнюючи унікальний номер Повноти інформації. Наприклад, правильне заповнення графи «Зміст»: про зменшення врожаю картоплі в 2012 р у зв’язку з використанням застарілого обладнання. Якщо написати тут коротко «про картоплю», сенс вхідного документа буде загублений Наскрізний нумерації в межах одного календарного року.

Список нерегистрируемой кореспонденції прописується в інструкції з діловодства, затверджується наказом. Зазвичай в нього входять вітальні телеграми, листи, рекламні буклети, друковані видання (книги, газети, журнали).

Схоже:

  • журнал кореспонденції
  • строк зберігання журналу реєстраціі вхідних документів
  • зразокжурнал реєстрації вхідних документів
  • заповнення журналу з реєстрації документів
  • журнал реєстраційних вихідних документів
  • журнал реєстрації вхідних документів заповненняк
  • журнал реєстрації вхідних документів
  • журнал реєстраціі
  • журнал вхідного контролю зразок заповнення
  • вхідний доеумент приклад

Comments are closed.