Навіщо потрібно прошивати документи
Це допомагає зберегти папери в цілісності, систематизувати їх для зберігання в офісі, передачі до архіву або відправки до різних держорганів (наприклад, на перевірку або звітність). Як правило, ця процедура потрібна для бухгалтерської, кадрової, нотаріальної, статутної та інших видів документації.
Перед тим, як братися за нитку з голкою, варто уточнити правила та вимоги до формування справи для певної ситуації. Якщо документи пошиті неправильно, архів, держустанова чи інша організація може їх просто не ухвалити.
Що потрібно зробити перед зшиванням документів
Ці кроки потрібно зробити незалежно від типу вибраної прошивки.
Підготуйте документи
Перш за все, перевірте всі папери на наявність потрібних підписів та печаток. Переконайтеся, що на них не залишилося скоб, затискачів або скріпок. Складіть усі аркуші у правильному порядку та порахуйте їх. У деяких випадках потрібно додатково пронумерувати їх, зробити обкладинку і скласти опис. Так що заздалегідь уточніть в організації, куди ви складатимете документи, список вимог до оформлення.
Намагайтеся акуратно складати всі листи, інакше пачка виглядатиме некрасиво, а сторінки, що вибилися, пам’ятаються.
Запасіться інструментами
Пошити документи можна за допомогою мінімального набору коштів. До речі, заведіть для нього окрему коробку, щоб у разі потреби все потрібне було під рукою. Вам знадобляться:
- Товста довга голка. Звичайні для шиття будуть у цій справі марні: вони тонкі, тендітні і легше ламаються.
- Канцелярське шило. Воно допоможе зробити рівні проколи навіть у товстій пачці паперів.
- Діркопробивач.
- Нитки. Підійдуть міцні бавовняні або синтетичні – з лавсану або капрону.
- Клей.
- Шматок щільного картону чи дерев’яна підкладка, щоб у процесі зшивання паперів не пошкодити стіл.
- Струбцини – спеціальні затискачі, які стануть у нагоді для фіксації товстих пачок паперів.
Як зшивати документи у два проколи
Це найпростіший і найшвидший спосіб.
Відступіть 10 см зверху та 1–2 см від лівого краю документа. Зробіть отвір крізь усю пачку паперів за допомогою товстої голки або шила, а потім ще один на 6-10 см нижче. Ще зручніше використовувати дирокол.
Відріжте нитку завдовжки 20-30 см, просмикніть її в отвори з лицьового боку і зав’яжіть міцним вузлом на вивороті. Виріжте з паперу прямокутник розміром приблизно 2х8, 3х5 або 5х6 см (залежно від типу документації та вимог організації). Наклейте його поверх вузла та кінців ниток.
На приклеєному прямокутнику напишіть «Всього прошито та пронумеровано», вкажіть загальну кількість аркушів цифрами та прописом у дужках. Поставте підпис із розшифровкою так, щоб він трохи виходив за краї прямокутника. А у разі потреби також поставте друк.
Як зшивати документи у три проколи
Зробіть три отвори в пачці документів, відступивши 1-2 см зліва і 12 см зверху. Відстань між проколами має бути близько 3 см. Їх можна зробити голкою або шилом, а якщо паперів багато, на допомогу прийде дірокол.
Протягніть нитку в голку і почніть прошити документи з тильного боку. Відправною точкою буде центральний отвір, а далі ведіть голку за вказаною схемою.
Підтягніть нитки, щоб вони щільно стягнули листи, і зв’яжіть їх у вузол. Потім поверх наклейте прямокутник з паперу розміром 2х8, 3х5 або 5х6 см (залежно від типу документації та вимог організації). На ньому зробіть завірювальний напис і вкажіть кількість прошитих аркушів, підставте підпис із розшифровкою та, якщо потрібно, друк організації.
Як зшивати документи у чотири проколи
Цей метод буде особливо доречним, якщо потрібно пошити товсту пачку документів. Нитки надійно триматимуть листи по всій висоті подібно до книги.
Відступіть зверху документа 2 см та 1–2 см ліворуч. Зробіть один прокол голкою або шилом, а потім ще три, рухаючись вниз з кроком 8 см, або скористайтеся діроколом.
Відріжте нитку довжиною не менше 50 см і просмикніть її в товсту довгу голку. Почніть прошивати стос із тильного боку і рухайтеся за схемою, намальованою на картинці.
Зв’яжіть кінці ниток щільним вузлом на тильній стороні. Поверх приклейте прямокутник з паперу розміром приблизно 2х8, 3х5 або 5х6 см. На ньому вкажіть, скільки аркушів прошито, поставте підпис із розшифровкою та друк, якщо потрібно.
