6 порад, які допоможуть скоротити витрати на відрядження

1. Розробіть тревел-політику

До регламенту робочих поїздок варто включити:

• Перелік витрат, які компанія готова взяти він. Наприклад, харчування та подарунки партнерам — за рахунок бізнесу, а ось мобільний зв’язок та таксі оплачує працівник.
• Ліміти на проїзд та проживання для співробітників різних посад. Припустимо, чотиризіркові готелі – для керівників відділів, тризіркові – для рядових співробітників.
• Правила документообігу. Це терміни оформлення відрядження, підготовка завдань, порядок подання заяв та звітів. Також важливо призначити співробітника або відділ, який відповідатиме за дотримання тревел-політики.

Можна додати шаблони документів для поїздки – заповнювати їх працівникам буде простіше, і кількість неправильно складених паперів помітно зменшиться.

Щоб тревел-політика приносила ще більше вигоди, розбийте її на кілька частин за значимістю відряджень для бізнесу. Продумайте для них різні правила та ліміти. Це можуть бути подорожі:

• Для підтримки іміджу. Виступи на конференціях, участь у форумах чи тренінгах. Такі заходи не принесуть моментальної вигоди, тому витрати на квитки та житло можна знизити.
• У розвиток компанії. Робочі перевірки, зустрічі та переговори. Подібні відрядження націлені збільшення прибутку, тому й витратитися ними можна трохи більше. Пріоритет тут – комфорт співробітника та швидкість пересування.

Найшвидше сортувати поїздки за завданнями допоможе кодова система. Надайте різним форматам відряджень числові позначення, зберіть їх у єдиний список і прикладіть його до тревел-політики.

2. Розглядайте різний транспорт та житло

Літак далеко не завжди найзручніший і вигідний спосіб пересування. Якщо прямих рейсів у потрібне місто немає, стикування можуть забрати більше часу, ніж шлях поїздом. До того ж у вагоні реально працювати: у багатьох потягах є Wi-Fi, двомісні купе і навіть купе-переговорні. Ще один варіант – автобуси. Недовга поїздка на них не зашкодить комфорту, при цьому заощадить достатньо часу та грошей за рахунок відсутності пересадок.

З житлом історія та сама. Готель дорожчий, але в центрі часом виявляється вигіднішим, ніж бюджетний варіант на околиці міста: вартість таксі або громадського транспорту покриє різницю. Буває, що подобова оренда квартири виходить дешевшою за готель. А стабільний Wi-Fi та пральна машина під рукою зроблять довгу поїздку комфортнішою.

3. Не розтягуйте терміни відрядження

Чим подорож коротша, тим дешевше обходиться бізнесу. Кожен день роботи потрібно компенсувати добовимиа якщо поїздка випадає на вихідні чи свята — ще й за подвійним тарифом.

Тому завжди уважно розраховуйте час, необхідний виконання завдань. Наприклад, якщо співробітник має виступити на конференції в четвер, захоплювати середу і п’ятницю на дорогу не обов’язково. Можна прилетіти вранці і вилетіти ввечері – відрядження замість трьох діб триватиме лише одні.

Така схема працює здебільшого, але є й винятки. Допустимо, всі вигідні квитки на потрібний день закінчилися і залишився лише бізнес-клас. Він може коштувати дорожче, ніж добові та ніч у готелі. Тут варто прорахувати витрати на кілька варіантів, порівняти суми та вибрати оптимальний.

4. Заведіть корпоративну картку

З нею відрядження стануть комфортнішими і для вас, і для співробітників. Ви зможете встановити ліміти, щоби співробітники не виходили за рамки бюджету в поїздках. Більше ніяких неврахованих витрат – ви бачитимете всі транзакції в особистому кабінеті. Плюс у корпоративних карток зазвичай є особливі бонуси, на кшталт підвищеного кешбеку або знижок на обслуговування.

Головне – вдасться повернути ПДВ за покупки без зайвих нервів. Для відшкодування податку буде потрібно тільки рахунок-фактура, а якщо працівник оплачуватиме проживання в готелі та транспорт готівкою або своєю звичайною зарплатною карткою, папір можуть і не видати.

5. Давайте співробітникам можливість вибору

Здається, що призначати перельоти та готелі самостійно – правильне рішення для економії. Але є ризик, що працівнику ваш вибір здасться незручним: від цього постраждає комфорт, а бажання працювати в поїздці, ймовірно, знизиться. Крім того, відповідальна за планування людина втратить час, який можна було б витратити на вирішення інших, більш ефективних для бізнесу завдань.

Якщо умови проживання та переміщення обиратиме відряджений, турбуватися про ці проблеми не доведеться. Головне — позначити йому ліміти та умови тревел-політики. А ще можна доручити покупки відповідальній особі, наприклад бухгалтеру: відряджений дасть посилання на зручні варіанти, організатор їх сплатить, а потім поділиться квитками та деталями бронювання.

6. Аналізуйте звіти про попередні поїздки

Перевіряйте документи різних співробітників, дивіться, чи відрізняються витрати, і шукайте причини підвищених витрат. Наприклад, хтось вибрав незручний для компанії виліт чи обідав виключно у дорогих ресторанах. Такі дані допоможуть скоригувати тревел-політику і призвести до оптимального для бізнесу варіанту.

Щоб аналізувати було зручніше, варто завести зведену таблицю. Розбийте документ на стовпці за категоріями: квитки, проживання, харчування, мобільний зв’язок, транспорт під час поїздки тощо. Дату подорожі та ім’я відрядженого співробітника також вкажіть. Завантажувати в таблицю можна лише суми витрат, а деталі зберігаються у звітах. Якщо помітите аномалію, підніміть документи, щоб побачити, чому витрати виросли.