Уявіть: ви придумали чудову ідею, вирішили поділитися нею з начальством чи клієнтами, відправили листа чи повідомлення до месенджера. А по той бік читають і думають: «Ну що за балбес це написав!» Або: Що за зануда! І вирішують вашу пропозицію не розглядати.
А ви не зануда. І ідея була гарна. Просто ви схибили зі стилем і створили про себе невірне враження.
Які бувають стилі листування
Стиль листування можна вимірювати за шкалою від розмовної до офіційної.
Рухаючись нею, ми підкреслюємо ті чи інші якості, приміряючи він різні образи. Що лівіше, то більший акцент робиться відкритості, душевності, динамічності. Чим правіше, тим більше помітні якості, пов’язані з нашою посадою, позицією, статусом: консервативність, солідність, раціональність.
Для різних ситуацій потрібний різний стиль. Ось які варіанти.
| «Приятель» | Просто людина «з вулиці». Можливо, він веселий та милий, але професіонала, якому можна довірити важливе питання, адресат у ньому не бачить. | Буде доречний у дружньому листуванні, де наші робочі якості не важливі: головне — щоб людина була гарною. |
| «Колега» | Все ще людина, але вже з певною вагою та повноваженнями. | Підійде, щоб розповісти про свою пропозицію хлопцям із вашої проектної команди. Вони зрозуміють, що ви свій, але при цьому ще й профі, до якого варто прислухатися. |
| «Співробітник» | Насамперед носій повноважень, але все ще «з людським обличчям». | Стане в нагоді, щоб відправити пропозицію «наверх». Завдяки йому керівник побачить вашу серйозність, ґрунтовність, досвід. |
| “Посадова особа” | Впливовий функціонер, якому все людське вже чуже. | Може стати в нагоді, щоб звернутися з пропозицією до «інстанції», громадської приймальні або великого клієнта з формальною корпоративною культурою. |
Промахнувшись із стилем, легко все зіпсувати. Наприклад, якщо ми напишемо колегам так, як звертаємося до посадових осіб («Висилаю пропозицію про скорочення тимчасових витрат на виконання наших виробничих завдань»), то вони, швидше за все, вирішать, що ми хочемо показати свою перевагу, поважаємо. І проблему не буде вирішено.
А якщо звернемося до начальника у стилі «Приятель» («Є тема, як робити нашу роботу швидше»), то він цілком може подумати, що йому пише несерйозна людина, яка навряд чи здатна запропонувати щось добре.
Як стиль листування залежить від каналу зв’язку
Свою пропозицію ми можемо надіслати як e-mail, так і повідомленням у месенджері. Однак важливо пам’ятати, що останній канал — більш «людський», неформальний. І стиль, який зробить вас у листі по електронці діловою людиною, у месенджері може виглядати пихатим, неприродним. Тому, переходячи в цей канал зв’язку з пошти, варто зробити виправлення за шкалою на півкроку.
Як на стиль спілкування впливають формулювання
Як витримати у листі чи повідомленні потрібний стиль? Насамперед варто звернути увагу на те, які слова та звороти ми вибираємо.
| «Приятель» | «Колега» | «Співробітник» | “Посадова особа” |
| Розмовні обороти, сленг: Є тема, Круто, Виправляти косяки і так далі. | Активні обороти: «Запропонували». | Пасивні обороти: «Було запропоновано». | “Бюрократичні” слова: “Надається”, “Здійснюється”, “Даний”, “Наявність”. |
| Неформальні звернення: “Дівчатка”, “Хлопці”, “Маш, Співати”. | Особисті займенники: “Ми пропонуємо”. | Відсутність власних займенників: не «Ми пропонуємо», а «Компанія пропонує». | Офіційні вступні фрази: «Інформуємо», «Повідомляємо вам». |
Напишемо “Наші хлопці – великі молодці”, будемо “Приятелем”. Вкажемо, що «у нас працюють чудові фахівці» — станемо «Колегою». Якщо написати “У компанії працюють професійні фахівці”, вийде “Співробітник”. Ну, а якщо «Учасників команди відрізняє наявність професіоналізму» — виступимо в ролі «Посадової особи».
Коли стиль спілкування допускає використання емодзі, а коли – ні
У сучасному листуванні ми формулюємо думки не лише за допомогою слів. У ході веселі чи сумні пики, серця і навіть какашки – емодзі. І вони теж впливають на стиль автора та на враження про нього.
Використовуючи емоції, ми говоримо адресату: «Ми відкриті, сучасні!». Тому емодзі підходять живим та динамічним «Приятелю» та «Колегі». Використовуючи другий стиль, краще використовувати «класичні» варіанти: смайлик, серце, руку з піднятим великим пальцем. «Приятель» може дозволити собі й креативні емодзі на кшталт чортиків і какашок.
Ну а серйозним «Співробітнику» та «Колегі» емодзі заважатимуть: про яку солідність і виваженість може йтися, якщо повідомлення рясніє пиками.
| «Приятель» | «Колега» | «Співробітник» | “Посадова особа” |
| ? ? ? ? | ? ? ? ❤️ |
Візьмемо два приклади з використанням емодзі.
1. Ми хочемо порадувати колег приємними новинами:
“Відмінні новини! ? Наш відділ посів перше місце у конкурсі «На роботу вчасно». ?Приз – великий шоколадний будильник. Приходьте до відділу кадрів. Кожному дістанеться по шматочку! ?»
Нам потрібно виглядати відкритими, живими, демократичними, тому ми використовуємо стиль «Колега». І емодзі тут добре вписуються.
2. Ми звертаємося до керівництва із серйозною пропозицією:
«Доброго дня, Іване Юрійовичу! ? Пропонуємо обговорити можливість використання нашого обладнання для нарощування виробничих потужностей вашої компанії. ?»
А ось тут «картинки» не доречно. Нам важливо виглядати серйозними, професійними, потрібен стиль «Співробітник» – а з ним емодзі не поєднуються.
Особливо обережним слід бути у ситуаціях, пов’язаних із негативом. Ми часто використовуємо емодзі, щоб показати, що засмучені. Але ефект може бути зворотним.
Допустимо, ви написали так: «Доброго дня, Маргарита! Ми тільки-но дізналися, що фабрика не встигає відвантажити ваше замовлення вчасно. ?♀️ Нам дуже прикро! ?»
Чи повірить у наше засмучення Маргарита? Не факт. Для багатьох емодзи — це ще щось несерйозне, «іграшкове». І Маргарита може подумати: «Ось брехуни! Пишуть, що їм шкода, а самі мордочки малюють. Нічого їм не шкода!
Як на стиль впливає конструкція речень
Щоб «вписатися» у вибраний стиль, варто звернути увагу на те, як у нашому тексті будуються пропозиції.
У конструкції завжди є «герой» — той, про кого чи те, що ми розповідаємо. Зазвичай, він щось робить: будує, думає, пише, читає… І повідомити про це читачеві ми можемо по-різному.
Розглянемо, як це працює, на прикладі рядка з вірша Агнії Барто.
Найкраща для ділового листування конструкція: «Бичок йде, хитається». У ній «герой» перебуває у підлягає (ми його підкреслили), яке дії позначені дієсловами (виділили їх жирним шрифтом).
Ця конструкція підійде і для “Приятеля”, і для “Колеги”, і для “Співробітника”. Наприклад: “Менеджери обговорюють проект у переговорній” або “Бухгалтерія нарахувала зарплату”.
Якщо нам потрібно підкреслити свою вагу та солідність, можна додати 1–2 пропозиції з іншою конструкцією: «Бичок здійснює ходіння та похитування».
Тут «герой» — як і раніше підлягає, тоді як його дію тепер позначається іменником. «Іде» перетворилося на «ходіння», «хитається» — на «хитання». Приклади таких пропозицій: «Менеджери проводять обговорення проекту у переговорній», «Бухгалтерія зробила розрахунок зарплати».
Зверніть увагу: за додаткову «вагу» і солідність ми платимо ясністю. З такими пропозиціями наші листи стає важче читати, тож краще ними не зловживати.
Втім, це ще не межа. Є більш формальна конструкція: «Ходіння та похитування здійснюються бичком». У ній і дія позначена не дієсловом, а іменником, і «герой» – не підлягає. Приклади пропозицій із цією конструкцією: «Обговорення проекту проводиться менеджерами у переговорній» та «Розрахунок зарплати було здійснено бухгалтерією».
Такі пропозиції читати дуже важко. Вони асоціюються у читача з мовою бюрократів, канцеляритом. Тому їх варто використати тільки якщо нам потрібно зробити лист гранично офіційним. Наприклад, у грізній претензії, вимогі — щоб адресат відчув: все, жарти скінчилися, далі суд та в’язниця.
Вибираючи той чи інший стиль, ми транслюємо додаткове повідомлення одержувачу. Тому краще використовувати цей інструмент усвідомлено: тоді він стане дійовим засобом впливу.
