5 способів звільнити час на важливі завдання для тих, хто загруз у дрібницях

На роботі ми день за днем зайняті нарадами, звітами, розбором пошти та іншими справами. Немає коли просто подумати, не те що зайнятися плануванням або вирішенням того, що по-справжньому важливо. І річ навіть не в тому, що в добі мало годин, просто ми неправильно розподіляємо час. Ось як це можна виправити.

1. Зрозумійте, що змушує вас заповнювати весь свій час справами

Коли весь день чимось зайнятий, відчуваєш себе потрібним і корисним. Це особливо актуально для керівників і тих, хто звик бути відмінником. Самоповага в таких людей зазвичай сильно зав’язана на досягненнях і кількості зробленого.

До того ж ми часто плутаємо продуктивність (викреслити всі справи зі списку) з ефективністю (виконати стратегічно важливу задачу).

А за умов постійно палаючих термінів узагалі здається, що роздуми – це недозволена розкіш. Тому насамперед потрібно зрозуміти, що стоїть за звичкою зайнятості.

Проаналізуйте свої переконання про самого себе. Подумайте, як ви визначаєте успіх, що змушує вас почуватися гідним. І не судіть себе в процесі: зараз важливо зрозуміти, що вами рухає.

2. Переосмисліть свою роль і пріоритети

Сьогодні світ розвивається з безпрецедентною швидкістю. Це зачіпає і устрій компаній: співробітники швидше просуваються кар’єрними сходами, частіше отримують нові обов’язки.

Але після підвищення ми нерідко продовжуємо працювати так, як на старій посаді. Покладаємося на той самий спосіб мислення і звички, хоча наші обов’язки абсолютно змінилися.

Якщо ви відчуваєте, що теж застопорилися на місці, настав час переосмислити свою роль. Наприклад, скористайтеся матрицею Ейзенхауера. Згідно з нею справи можна розділити на важливі термінові, важливі нетермінові, неважливі термінові та неважливі нетермінові.

Найчастіше ми випускаємо з уваги важливі, але нетермінові справи, хоча саме вони допомагають рухатися вперед. І опиняємося в полоні термінових, але не таких важливих завдань: розбору пошти, дзвінків, виправлення помилок. Тому час від часу влаштовуйте собі перевірку. Дивіться, скільки ви витрачаєте на важливі нетермінові справи та чи не надто занурилися в дрібниці.

3. Позначте межі

Щоб час на ті найважливіші справи знаходився, структуруйте свій день по-новому. Переконайтеся, що ваш графік контролюєте саме ви, а не інші люди. Багато хто починає тиждень з порожнього календаря, а потім вносять до нього зустрічі та наради на прохання інших. У підсумку власні пріоритети відсуваються на другий план.

Відмовтеся від такого підходу. Заздалегідь відзначте в календарі відрізки часу, які присвятите своїм важливим цілям, і тільки потім плануйте все інше. Не роздумуйте про те, що важливо для вашого розвитку, у вільний час між іншими обов’язками. Виділяйте на це час, коли ви працюєте найкраще або коли вас точно не будуть відволікати.

4. Навчіться відмовлятися

Добрешенько подивіться на свій список справ. Цілком імовірно, від якихось завдань можна відмовитися, якісь відкласти, а якісь скоротити. Це звільнить додатковий час.

Також намагайтеся позбутися зайвих нарад. Не погоджуйтеся на них, якщо тільки ваша присутність справді не є необхідністю. Найчастіше нараду можна замінити письмовим повідомленням, а ідеї обговорити в спільному документі.

Перед початком роботи запитуйте себе, що зробило б сьогоднішній день по-справжньому крутим. Навряд чи це перевірка п’ятдесяти накопичених повідомлень.

5. Ставте сміливі запитання

Після того як вам вдалося звільнити скількись часу в календарі, настав час його використати. Забудьте про те, що заплановано на поточний тиждень або що ви скажете на зустрічі з керівником. Подумайте над великими питаннями, яких зазвичай уникаєте.

  • Кем ми як компанія можемо стати?
  • До чого прагнемо як команда?
  • Що б допомогло нам розвиватися?
  • Яка моя роль?

Походжуючі питання допомагають віднайти творчі рішення, яких ми не бачимо у звичному робочому режимі. Коли отримали відповіді, зафіксуйте їх і тримайте на увазі. Робіть таку вправу регулярно, щоб не забувати про великі цілі.

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *