Що таке помилка планування
За останні три роки я пофарбувала п’ять кімнат у себе вдома. Почала зі спальні і планувала, що впораюся з нею за тиждень. Проте останній штрих зробила лише за місяць.
Думаєте, приступивши до другої кімнати, я передбачила її фарбування місяць? А ось і ні. Я була впевнена: якщо вже набила руку, значить точно закінчу до вихідних, максимум — до наступних. Але в мене знову пішов місяць. Як і на кожну з решти кімнат. Крім кухні, на неї знадобилося ще більше часу.
Щоразу, готуючись до фарбування чергової кімнати, я чекала, що через тиждень-два все буде готове. Досвід казав, що мені ні за що не впоратися менше, ніж за місяць. Проте відмовитися від впевненості в тому, що вже цього разу справа точно піде швидше, було складно.
Ця надмірна самовпевненість, через яку ми недооцінюємо необхідний нам для вирішення завдань час, має назву: помилка планування. Це поняття наприкінці 70-х років ввели психологи Даніел Канеман та Амос Тверскі.
Вчені пояснили, що під час планування люди часто ігнорують свій колишній досвід. У моєму випадку це був той факт, що на фарбування кімнати мені щоразу був потрібний цілий місяць. Зазвичай ми фокусуємося тільки на майбутній задачі: це приміщення маленьке, значить, і фарбувати його доведеться недовго.
Даніел Канеман докладно розповідає про це у книзі «Думай повільно… Вирішуй швидко». Він стверджує, що помилки у плануванні зазвичай пов’язані з двома речами:
- Ми не враховуємо, скільки часу нам знадобилося для виконання аналогічних завдань у минулому.
- Ми припускаємо, що не зіштовхнемося зі складнощами, які спричинять затримки.
До чого призводить неправильна оцінка часу
Згідно даними Інституту управління проектами, трохи більше половини всіх проектів завершуються в заплановані терміни.
Але одна справа – недооцінити кількість часу, який потрібно для фарбування кімнати (це просто завдасть вам трохи незручностей). І зовсім інше — робити ту саму помилку в оцінці робочих завдань та проектів. Тут наслідки можуть бути набагато серйознішими.
У кращому випадку це призведе до того, що вам або вашій команді доведеться працювати понаднормово. У гіршому — до нестачі бюджету, маленького прибутку, невдоволення начальства та клієнтів.
Як оцінювати завдання правильно
Потрібно припинити планувати, довіряючи одній інтуїції. Найкраще використовувати спеціальні техніки.
1. Спирайтеся на попередній досвід
Психологи Канеман та Тверськи рекомендують: перед початком роботи потрібно не просто оцінити, що належить зробити, а ще й прикинути, скільки зазвичай витрачається часу на подібні завдання.
Наприклад, вам потрібно створити нову функцію для мобільного додатка – дізнайтеся, скільки часу витратила ваша команда на аналогічне завдання. Бажаєте написати в блог пост довжиною 4 000 слів – знайдіть дані про те, скільки годин або днів вам знадобилося минулого разу.
Якщо ви працюєте поодинці, найпростіший спосіб зібрати подібну інформацію – використовувати програму для відстеження часу. Використовуйте його з різними типами завдань, а потім використовуйте вже готові звіти.
Для діяльності в команді нагоді програмне забезпечення для управління проектами. Більшість їх використовує кілька способів збору даних, наприклад облік фактичного часу роботи та побудова діаграми Ганта.
2. Попросіть іншого оцінити ваше завдання
1994 року в журналі Американської психологічної асоціації «Особистість та соціальна психологія» опублікували результати п’ятьох досліджень, проведених Роджером Бюлером, Дейлом Гріффіном і Майклом Россом.
Вони підтвердили, що люди часто роблять помилку планування, описану Канеманом і Тверськи. Але виявилося ще щось: ми часто помилково оцінюємо витрати на власні завдання, але при цьому непогано можемо передбачити, скільки часу знадобиться комусь іншому.
Вчені попросили учасників дослідження припустити, скільки часу потрібно виконання певного завдання іншій людині. При відповіді ті набагато частіше посилалися на досвід. І навіть коли його не було, їх оцінки були набагато раціональнішими, ніж висновки тих, хто мав виконувати завдання.
Це тому, що ми зазвичай з великим оптимізмом ставимося до своїх здібностей. І набагато об’єктивніші, коли йдеться про когось іншого. Тому замість того, щоб намагатись оцінювати завдання самостійно, попросіть друга чи колегу зробити це за вас.
3. Складіть часовий діапазон і врахуйте можливість затримок
Є відомі відомі речі, про які ми знаємо, що знаємо їх. Є також відомі невідомі речі, про які ми знаємо, що їх не знаємо. Але є ще невідомі невідомі — це речі, про які ми не знаємо, що не знаємо їх.
На цю цитату часто посилаються на управління проектами. Щоб зважити на невідомі невідомі, про яких говорить Рамсфелд, керівники використовують так званий конус невизначеності. Він призначений для зображення діапазону часу, якого може вимагати завдання.
Коли ви починаєте роботу над проектом, ви ще мало про нього знаєте. Тому фактичний час, необхідний його завершення, може сильно відрізнятиметься з прогнозом. Ви думаєте, що робота займе два дні, а реально може знадобитися вісім. Або лише кілька годин.
Але в ході процесу цей діапазон скорочується. Однак точно сказати, скільки часу вам потрібно, ви зможете лише наприкінці – коли проект завершите.
І все ж таки конус невизначеності дозволяє дати більш точну оцінку. Якщо ви мало знаєте про майбутній проект, розділіть приблизний час роботи на чотири, щоб знайти нижню межу діапазону, і помножте на стільки ж, щоб визначити верхню межу. У результаті вийде, наприклад, від 1 до 16 днів.
Якщо такий великий діапазон вам не підходить, використовуйте для обліку тільки верхню межу — тоді, ймовірно, займе робота 16 днів. Це не найточніша кількість, але, швидше за все, вона ближча до реальності, ніж ваш початковий прогноз.
4. Оцініть завдання за трьома пунктами
Цей метод допоможе бути об’єктивнішим. Для кожного завдання потрібно оцінити:
- кращого сценарію;
- найгіршого сценарію;
- найімовірнішого сценарію.
Перше число, напевно, збігається з вашим початковим прогнозом. Оцінка найімовірнішого сценарію може бути заснована на досвідчених даних, які ви маєте. А при оцінці гіршого потрібно враховувати, скільки часу буде потрібно, якщо все піде не так.
Отримавши три числа, розрахуйте середнє значення. Наприклад, якщо найкращий сценарій розвитку подій – три дні, ймовірний – п’ять днів, а найгірший – дев’ять, просто складіть: 3 + 5 + 9 = 17. Потім розділіть це число на три. Виходить у середньому 5,67 дня – це і є ваш прогноз необхідного часу.
5. Розрахуйте коефіцієнт похибки
Стів Павліна, автор книги «Курс з особистого розвитку для розумних людей», рекомендує порахувати коефіцієнт того, наскільки ви помиляєтесь у плануванні. Надалі це число можна буде використовувати для всіх ваших завдань.
Дайте оцінку часу для кількох справ, які вам необхідно виконати у найближчому майбутньому. Запишіть ваші припущення. Після закінчення роботи відзначте, скільки ви витратили у результаті.
Складіть весь запланований час між собою. Те саме зробіть з фактичним. Тепер весь фактичний час розділіть на початкову оцінку – у вас вийде потрібне співвідношення.
Наприклад, ви підрахували, що для виконання кількох завдань потрібно 12 годин. На результаті витратили 15. Коефіцієнт похибки: 15/12 = 1,25. Це означає, що виконання завдань зайняло на 25% більше часу, ніж ви планували.
Тепер завжди множте свої початкові оцінки на коефіцієнт похибки, що вийшов — і вони будуть точнішими.
6. Проводьте оцінку в найнепродуктивніший час доби
Американський аналітик та автор ділової літератури Деніел Пінк у своїй книзі «Таймхакінг. Як наука допомагає нам робити все вчасно» поринув у дослідження, що стосуються наших хронотипів — внутрішніх годинників.
Він вивчив, як вони впливають на наше здоров’я протягом дня. І з’ясував, що хронотипи не лише контролюють нашу фізичну та розумову активність, а ще й визначають, у який час доби ми найбільш креативні і коли схильні до позитивних та негативних думок.
Пінк посилається на дослідження Скотта Голдера та Майкла Мейсі, які аналізували настрій людей за повідомленнями у Twitter. Вони виявили, що пости користувачів зазвичай малопозитивні у періоди спаду продуктивності.
Більшість людей цей спад настає у середині дня, відразу після обіду. За Голдером і Мейс малоймовірно, що в цей час у вас буде гарний настрій. Саме це може допомогти вам уникнути зайвої впевненості та оптимізму і, зрештою, планувати ефективніше.
Таким чином, суть останнього методу – оцінювати завдання, перебуваючи на спаді продуктивності. Це приблизно через шість годин після пробудження. Але можна і просто почекати, коли прийде почуття розосередженості та втоми.
За підсумками роботи перевірте, чи ви наблизилися до реальності, плануючи свій час цим способом.
Саме розуміння помилки планування допоможе вам правильно оцінювати завдання. Можливо, вам не вдасться контролювати свою схильність завищувати власні здібності. Але якщо усвідомлюєте, як впливає зайвий оптимізм, і постараєтеся цей вплив знизити, станете набагато краще керувати своїм часом.
