Які вдалі дуети ви знаєте? Бетмен і Робін, чіпси та футбол, олів’є та Новий рік. А знаєте, що ще чудово поєднується? Ваш календар та продуктивність. Серйозно, спробуйте покращити тільки щось одне, не покращивши інше, – у вас навряд це вийде. Ось кілька способів перетворити робочий календар на ефективний інструмент для досягнення цілей.
1. Запланувати відпустку для вирішення завдань
Кожен має відкладені справи, які потрібно завершити, або проекти, які потрібно запустити, щоб побудувати, наприклад, бізнес своєї мрії. Але ми рідко знаходимо весь цей час.
Вирішити проблему допоможе проста формула: час максимальна концентрація на одному завданні. Якщо часу не вистачає, то необхідно ще більше збільшити концентрацію. А для цього знадобиться прибрати всі фактори, що відволікають.
Почніть з питання, чому вам потрібно навчитися, щоб просунутися вперед кар’єрними сходами. Швидше за все, вам спадають на думку кілька дуже великих завдань, за які складно взятися за відсутності вільного часу. І тут ми підходимо до найголовнішого — відпустки для вирішення важливих завдань та проблем. Ось як його організувати:
- Виділіть у своєму календарі 2–3 дні або будь-яку іншу кількість часу, яка допоможе досягти значного прогресу.
- Додати ще один день. Навіщо? Найчастіше ми переоцінюємо свої сили.
- Цілком сфокусуйтеся на задачі в цей час.
Ставтеся до цього періоду як до звичайної відпустки. Закінчіть всі поточні проекти заздалегідь. Попередьте клієнтів чи колег, що у ці дні вас не буде в офісі. Увімкніть у пошті автовідповідач, щоб вас нічого не відволікало. Багатозадачність та соціальні мережі теж суворо забороняються. Ваше завдання – зосередитися на роботі та прогресі.
2. Розписати справи на рік уперед
Розпланувати весь рік наперед — звучить як монументальне завдання. До того ж не можна точно передбачити, що відбудеться в майбутньому. Звичайно, все це дуже добрі аргументи. Тим не менш, довгостроковий план може стати ключем до грамотного розподілу часу.
Це не означає, що від вас потрібно розписати щохвилини найближчих 365 днів. Додайте в календар тільки найнеобхідніше: регулярні збори, зустрічі, дні народження, відпустку, подорожі, заходи та завдання, що повторюються. Такий підхід допоможе скоротити рівень стресу і дозволить переконатися, що кожен день ви працюєте над справді важливими справами.
3. Створити ідеальний тиждень
Тепер, коли у вас є спільний план, настав час трохи звузити перспективу, а саме — розпланувати тиждень. Це можна робити щонеділі.
Ставтеся до планування як до розподілу бюджету, тільки в цьому випадку вам потрібно розподілити свій час. І, як і з грошима, спочатку ви витратите його у своєму плані, зафіксованому на папері.
Ще можна вигадувати теми для кожного тижня – великі завдання, над якими ви працюватимете найближчі 7 днів.
4. Спрощувати розклад на день
Немає сенсу складати складний і довгий план, навпаки, чим простіше, тим краще.
Деякі використовують схему, за якою потрібно виділяти три головні завдання дня. Можливо, це ефективно, але такий метод має і парочка прогалин. Наприклад, можна вибрати неправильні завдання. Або неправильно визначити час, який знадобиться для їхнього виконання. До того ж, завжди можуть раптово з’явитися інші справи, що робити з ними?
Скласти простий, але ефективний план нескладно. Подивіться на чітке щоденне розклад одного з батьків-засновників США Бенджаміна Франкліна. Там знайшлося місце навіть корисним звичкам.
- Налаштуватись на день: душ, сніданок, особисті завдання, підготовка до роботи (3 години).
- Ранкові задачі (4 години).
- Розбір поточних проектів та обід (2 години).
- Денні завдання (4 години).
- Вечеря, відпочинок та закінчення робочого дня (4 години).
- Сон (7 годин).
Можна використати цей розклад як зразок, а потім доповнити його своїми завданнями.
5. Пам’ятати про циркадні ритми
Усередині кожного з нас є свій особливий «годинник», який розподіляє енергію протягом дня. Це циркадні ритми. Вони підтримують у нашому організмі основні функції, наприклад сну та неспання. Якщо ви коли-небудь їздили до міста чи країни з іншим часовим поясом, то, напевно, розумієте, як складно перебудуватися на інший ритм.
Те саме стосується й робочого календаря. Спробуйте розподіляти завдання у ньому залежно від циркадних ритмів: найважливіше планувати опівдні чи 18:00, найлегше — рано-вранці, 15:00 чи пізній вечір. А найкраще – відстежити рівень своєї активності протягом дня. Можливо, опівночі ви набагато продуктивніші, ніж опівдні.
6. Робити перерви
Багато хто з нас помилково вважає, що перерви — марна трата часу. Зрештою, краще витратити ці 15–20 хвилин на важливі завдання.
Насправді, такий підхід до продуктивності вже давно застарів. Понад те, регулярні перерви можуть значно поліпшити ефективність. Але до них також треба підходити відповідально.
Заплануйте перерви заздалегідь, краще відповідно до циркадних ритмів, і визначте, як ви проведете вільний час. Наприклад, прогуляєтеся на свіжому повітрі або потренуєтесь у спортзалі.
Головне – знайти золоту середину. Не варто зловживати відпочинком, але робота без зупинки не принесе вам задоволення. Поставте таймер на час перерви і поставтеся до нього як до чергової важливої зустрічі чи завдання.
7. Перестати використовувати тайм-менеджмент
Це може звучати контрпродуктивно, але правда, що час практично неможливо контролювати. Отже, потрібно сфокусуватися на тому, що ви можете тримати під контролем. Щоб зробити себе та свій календар кращим, зверніть увагу на кілька сфер:
- Енергія. Замість того, щоб як бульдозер вирішувати нові і нові завдання, зробіть перерву, якщо втомилися. Так ви відновите енергію та підвищите працездатність.
- Пріоритети. Вносите їх у календар і працюйте над пріоритетними завданнями насамперед. Не варто витрачати сили на справи, які можна делегувати, перенести чи проігнорувати.
- Мозок. Нейропластичність – здатність мозку створювати нові та відновлювати втрачені нейронні зв’язки. Чим частіше ви тренуєтеся виконувати певні завдання, тим легше вам стає працювати над ними.
- Суть. Заберіть з календаря непотрібне сміття, наприклад, надто дрібні завдання, і зосередьтеся на життєво важливому.
- Фокусування. Тут можуть допомогти різні техніки. Наприклад, Pomodoro – 25 хвилин роботи та 5 хвилин відпочинку. Або правило 52/17 – 52 хвилини роботи та 17 хвилин перерви. Це дозволить утримувати увагу протягом дня.
- емоції. Негативні переживання не лише відволікають, а й виснажують. Додайте в календар розваги та виділяйте час на турботу про себе. Так ви зможете уникнути вигоряння.
8. Підштовхувати себе зміну завдань
Щоб мотивувати себе, увімкніть нагадування в календарі на смартфоні або поставте звичайний кухонний таймер. Головне — щоб звук вас не дратував, а м’яко підказував, коли настав час перемикатися на наступну справу. Це допоможе наслідувати розклад без різкого відриву від попередніх завдань.
9. Не боятися прогалин
Якщо ви ретельно плануєте справи, то, напевно, помічаєте у своєму календарі прогалини. І це цілком нормально. У розумних межах, звісно. Якщо між завданнями є двогодинна перерва, варто задуматися, а ось 30-хвилинний перепочинок цілком природний. За цей час можна підготуватися до нової зустрічі, розібрати термінові справи, зробити складне завдання, помедитувати, виконати пару вправ на розтяжку або оцінити прогрес за день.
10. Уникати шаблонів
Електронні календарі за замовчуванням виділяють на кожну задачу стандартну годину, але це не найкращий винахід. Є багато справ, з якими можна впоратися за 30 хвилин. Найважливіша інформація з робочої зустрічі спокійно вміщається і в 15 хвилин.
Не покладайтеся на стандарти – виділяйте на роботу стільки часу, скільки вам знадобиться.
