Є люди, яким складно бути ефективними в перші робочі години. Натомість приблизно до середини дня вони відчувають прилив сил та енергії. Розповідаємо, як діяти, щоб використати переваги такого типу продуктивності.
Визначте свої циркадні ритми
Одне з головних правил продуктивності сформулювати дуже просто. Ось воно: варто виконувати роботу, яка потребує найбільше уваги та сил, у найпродуктивніший час. І якщо це післяобідні або вечірні години, значить, краще планувати найскладніші, а також творчі завдання саме на цей період.
Здавалося б, порада очевидна. Проте часто і офісні працівники, і фрілансери почуваються винними через фактичну бездіяльність зранку. Їм здається, що вони бездарно втрачають першу половину дня. І через це змушені в післяобідні години встигати закінчити всі заплановані справи. Або не відпочивати, а виконувати замовлення.
У підсумку межа між робочими годинами і вільним часом стирається – так недалеко й до вигорання.
Перше, що варто зробити тим, хто працює за умовно вільним графіком, – визначити свої особисті циркадні ритми. Результати досліджень доводять, що жайворонки і сови дійсно існують. При цьому у перших внутрішній біологічний годинник іде швидше, а тому суб’єктивно для них у добі більше часу. У сов же все відбувається повільніше. Тому їм складно вставати вранці, а прилив енергії вони можуть відчути лише в другій половині дня.
Циркадні ритми можуть змінюватися з віком. Тому тим, хто легко прокидався рано вранці в шкільні роки, може бути складніше вставати в той самий час 10-20 років потому. І навпаки.
Не покладайтеся на спогади про шкільні або студентські роки та спробуйте визначити, в який час зараз ви щодня відчуваєте прилив бадьорості. У цьому може допомогти щоденник. Просто щодня записуйте, що показував годинник, коли ви почувалися максимально ефективним. Через місяць перегляньте записи. Ті періоди, що ви відзначали частіше, і виявляться для вас найпродуктивнішими.
Розділіть усі завдання на творчі та рутинні
Смисл у тому, щоб на найпродуктивніші години планувати творчі справи, на решту – рутинні.
Звісно, цей поділ умовний – ви можете назвати групи інакше. Головне, щоб у першому списку опинилися всі завдання, що вимагають від вас максимальних розумових та емоційних зусиль. Як правило, це нестандартні проєкти, які неможливо виконати за вже наявними алгоритмами.
У другому ж переліку нехай будуть справи, які ви можете виконувати, звертаючись лише до давно вироблених навичок. А частина з них – узагалі на автоматі.
Так, в однієї людини в першій групі можуть опинитися переговори. У другій – складання комерційних пропозицій. В іншої все може бути навпаки. Їй складніше складати листи з пропозиціями, бо щоразу вона робить індивідуальний проєкт, не схожий на інші. Зате розмовляти з можливими клієнтами він давно звик, і будь-які бесіди йому даються без зусиль.
За цим же принципом дизайн сайту зі стандартних шаблонів можна віднести до рутинного завдання. А складання промпта для нейромережі, який дасть змогу отримати нестандартний колаж, – до творчих.
Як правило, звичних справ завжди більше, ніж завдань із зірочкою. Тому сміливо відводьте найпродуктивніші години під творчість. І розподіляйте завдання, що залишилися, по вільних віконцях.
Намагайтеся суворо дотримуватися денного плану
Ось одна з основних проблем, яка часто турбує умовну сову. Часом людині здається, що на початку робочого дня в неї майже необмежена кількість часу і можна встигнути практично все. Але ближче до обіду з’являється тривога. Адже дві-три години вже позаду, але поки не зроблено нічого важливого. Потім людина йде обідати. А в години, що залишилися, вмикає максимальну швидкість і хапається одразу за всі справи з розкладу.
Але навіть підвищена продуктивність не буде гарантією, що за півдня, що залишилися, фахівець встигне виконати все необхідне. Тому вкажіть точний час, коли ви візьметеся за певний блок робочих завдань.
Психологічно простіше вчасно почати справу, біля якої написано “11:00”, а не “до обіду, коли буде час”. Це правило стосується і рутинних, і нестандартних проєктів.
Перед тим, як розпочати творчий блок, переконайтеся, що вас нічого не відволікатиме. Якщо потрібно, вимкніть сигнали в месенджері та закрийте всі вкладки на екрані, які не потрібні для виконання майбутнього завдання.
Уявіть, що ви – музикант, який виходить на сцену. Поки йде концерт, виконавець не перевіряє пошту, не слухає розповідь про те, як колега провів вихідні, і не домовляється з друзями, куди вирушити ввечері. Він займається найважливішою в ці дві години справою – музикою.
Уявіть, що ваші творчі завдання – концерт і вам просто неможливо відволіктися на сторонні справи. Така зосередженість напевно піде на користь вашій продуктивності.
Якщо не можна змінити розклад, готуйтеся до складних завдань заздалегідь
Цей пункт для тих, хто не може сам планувати робочий день. Наприклад, для вчителя, у якого є чіткий розклад уроків. Або для менеджера, який зобов’язаний бути зранку на важливих переговорах, але ледве приводить себе в робочу форму в цей час.
Спробуйте зробити все, щоб полегшити собі складні завдання. Подумайте, як варто підготуватися до події, щоб у ваших діях було більше елементів рутини, аніж імпровізації.
Наприклад, учитель може заздалегідь підготуватися до складного уроку або незвичайного конкурсу для школярів. У години максимальної продуктивності йому варто скласти план, причому розглянути при цьому кілька різних варіантів. Вибрати або придумати завдання. Уявити в деталях кожен етап майбутньої події.
Менеджер може заздалегідь вивчити всі матеріали про клієнта. Продумати свою тактику на переговорах і можливі варіанти розвитку ситуації. Уявити, що він зможе зробити, якщо щось піде не так.
Така підготовка не позбавить від несподіванок. Вони напевно трапляться, причому, можливо, рішення доведеться приймати миттєво. Але якщо ви передбачите кілька варіантів розвитку подій, вам буде простіше імпровізувати.
Заразом, спробуйте розділити всі завдання на дві основні групи та встановити найбільш підходящий час старту для кожного блоку. А ще сміливо коригуйте розклад, якщо він виявиться незручним. Постарайтеся не забувати про планування і підготовку, щоб працювати вам було максимально комфортно. І виконуйте робочі завдання із задоволенням.
