Якщо ви колись не встигали вчасно зібратися або виконати справу вчасно, можливо, ви стали жертвою помилки планування. Це одне із найпоширеніших когнітивних спотворень. Ми робимо таку помилку, навіть знаючи, що в минулому подібна справа зайняла більше часу. Все тому, що надто оптимістично оцінюємо свої можливості та занижуємо ймовірність непередбачених обставин.
Наприклад, будинок буде збудований вчасно лише в тому випадку, якщо постачання не затримується, робітники не беруть відгули, а погода ідеальна. Завжди є можливість, що щось піде не так. Зазвичай ми забуваємо про це і ставимо нездійсненний термін. Але якщо пам’ятати про цю помилку мислення, можна уникнути негативних наслідків.
1. Не піддавайтеся бажанню займатися лише терміновими справами
Відволікання та дрібні невідкладні справи підривають концентрацію майже на півгодини, а від цього страждає на продуктивність. Тому від здатності розрізняти термінові та важливі завдання значно залежить ваш успіх.
Важливе рідко буває терміновим, а термінове важливим.
Термінові відносини вимагають негайної уваги. Зазвичай це телефонні дзвінки, наради, завдання з дедлайн. Важливі допомагають досягати довгострокових цілей і виконувати серйозні проекти. На жаль, зазвичай ми відкладаємо їх на потім та займаємося терміновими справами. Це дає відчуття продуктивності, але насправді ми не наближаємось до головних цілей.
Обмежте час виконання неважливих термінових справ на кшталт розбору пошти і зосередьтеся важливому.
2. Розбивайте великі завдання на невеликі кроки
Що більше пунктів у вашому проекті, то більше шансів, що щось піде не так. Обміркуйте всі етапи та створіть покроковий план дій. Потім встановіть дедлайн. Виділіть на виконання одного кроку півгодини чи годину. Якщо завдання занадто велике і години не вистачить, розбийте її на дрібніші.
Такі жорсткі терміни змусять шукати найпродуктивніший спосіб роботи, щоб усе встигнути. Коли закінчите, подивіться свої результати. Напевно, є завдання, які неможливо виконати швидше, і навпаки, справи, час на які можна ще скоротити. Подумайте та внесіть необхідні зміни у свій графік.
3. Використовуйте помідорний таймер
Слідкуйте, скільки часу у вас йде на певні завдання. Це допоможе скласти реалістичне уявлення та подолати зайвий оптимізм під час планування. Для відстеження добре підійде “помідорна” техніка.
Відповідно до неї, потрібно інтенсивно працювати по 20, 30 або 40 хвилин, а потім робити невелику перерву. Інтервали відокремлюються один від одного таймером. Така техніка допомагає розбити великі складні завдання на здійснені кроки. Почавши один інтервал, ви захочете закінчити справу, не відволікаючись ні на що інше.
4. Остерігайтеся тих, хто посягає на ваш час
Оберігайте свій робочий час. Найчастіше кажіть «ні». Тоді ви зможете зосередитись на власних завданнях та проектах замість того, щоб лише реагувати на чужі прохання.
Говорячи «так» іншим, переконайтеся, що при цьому ви не кажете «ні» самому собі.
Не дозволяйте втягнути себе у справи, на які ви не маєте часу. Відмовляти важко, але цьому треба навчитися заради власної концентрації та душевної рівноваги.
Через помилки планування ми почуваємося перевантаженими. Але якщо вчасно помітити та усунути проблему, вона не так сильно зашкодить вашому успіху. Тому не покладайтеся на суб’єктивне уявлення про те, скільки займе якась справа. Заміряйте та порівнюйте. Згадайте, наскільки ваші плани збіглися з реальним станом справ минулого разу:
- Що пройшло вдало, а що не дуже?
- Що можна зробити інакше наступного разу?
Слідкуйте за своїм прогресом і приймайте рішення, спираючись на ці дані.
